Dokumentum Megőrzés Legfőbb Szabályai

A Szöveg Tétel
Thursday, 16 May 2024

A szigorú számadású bizonylatok, azaz a nyugták, készpénzcsekkek, elszámolási utalványok, pénztárbizonylatok, pénztárjelentések, csekkfüzetek, gépkocsi-menetlevelek, sorszámozott űrlapok, értékjegyek rontott példányait is szükséges megőrizni, egy ellenőrzés folyamán ezeket is kérik. Figyelni kell továbbá arra, ha szervezeti változás történik, a megőrzési kötelezettség továbbra is fennáll. Tehát abban az esetben is gondoskodni kell a dokumentumok megőrzéséről, illetve ellenőrzés esetén előállításáról, amennyiben a cég jogutód nélkül megszűnik. Számviteli törvény 169. § (6) bekezdése alapján a digitális formában kiállított bizonylatot a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály előírásával összevetve elektronikus formában kell megőrizni. A digitális archiváláskor nem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy az így archivált dokumentumokat késedelem nélkül elő kell tudni állítani a vállalkozásnak, biztosítania kell folyamatos leolvashatósági lehetőséget, illetve fontos, hogy az utólagos módosítási lehetőséget kizárja.

Ugyanakkor sem ez a jogszabály, sem a számviteli törvény, sem más jogszabály nem rendelkezik arról, hogy az elektronikus másolat elkészítését követően az eredeti dokumentum (számviteli bizonylat) megsemmisíthető lenne. Mindezekből leszűrhető, hogy az iratmegőrzési kötelezettség, illetve az iratok selejtezésének egységes szabályozása egy rendezetlen és bizonytalan terület. Egyedül az adózásban látszik megoldottnak, de ott is zavart okoznak az elévülés nyugvására vonatkozó szabályok. Különböző szabályzatok elkészítésének előírásával próbálják a hiányosságokat leplezni. Az adózás rendjéről szóló törvény 172. §-ának (20a) bekezdése szerint, az adózó 1 millió forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható, ha iratmegőrzési kötelezettségének nem tesz eleget. Ehhez képest kicsit riasztó, hogy az Art. hatálya kiterjed az adóval, a járulékkal, az illetékkel összefüggő, a központi költségvetés, az elkülönített állami pénzalap, a Nyugdíjbiztosítási Alap, az Egészségbiztosítási Alap vagy az önkormányzat javára teljesítendő, törvényen alapuló kötelező befizetésre.

Ha az adózó, a bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg, az ellenőrzés esetén köteles az adóhatóság részére az elektronikus hozzáférést, letöltést biztosítani. A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-a értelmében, a gazdálkodó szervezet az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon kell megőrizni. A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik ez a megőrzési kötelezettség. Az elektronikus formában kiállított bizonylatot – a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével – elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
A jelenleg hatályban lévő, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény előírásaiból részemről nem tudom egyértelműen levezetni azt, hogy ezen iratok nem selejtezhetők. E törvény szerint maradandó értékű irat az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat. Az viszont tény, hogy ha a munkaügyi iratok nem selejtezhetők, akkor a megőrzésről a vállalkozás vezetőjének kell gondoskodni. Vannak erre szakosodott cégek, melyek ezzel foglalkoznak. Természetesen fizetni kell a szolgáltatásért. Nincs olyan jogszabály, amely az iratok megsemmisítésével, annak lehetőségével foglalkozna. A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27. ) IHM rendelet tartalmazza a másolat készítésének szabályait. A rendelet hatálya kiterjed a papíralapú közokiratról, papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról, papíralapú magánokiratról és papíralapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolat készítésére.
Abban az esetben, ha elektronikus másolat mellett dönt egy vállalkozás, fontos, hogy rendelkezzen a másolás szabályaira vonatkozó kezelési eljárással, illetve belső iratkezelési szabályzattal. Amennyiben egy cég az elektronikus archiválás mellett dönt, érdemes alaposan körbejárni annak technikai feltételeit, cégen belüli lehetőségeit, illetve, hogy mennyire lehet optimális megoldás a vállalkozás számára. Forrás:,